„Nein sagen: Weniger Chaos, mehr Kontrolle“

In meinen Jahren in der IT ist mir eines klar geworden:
Ein „Ja“ zu jeder Anfrage bedeutet nicht, dass du für deine Expertise geschätzt wirst. Du wirst häufiger gefragt, weil du nicht „Nein“ gesagt hast.

1. Der Alltag wie man ihn kennt
2. Warum passiert das immer mir?
3. Was macht das mit dir?
4. Was kannst du tun?
5. Frag dich selbst
6. Fazit

Der Alltag wie man ihn kennt

Als Admin stehst du täglich vor Herausforderungen – manche sind spannend und fordern deinen Fokus, andere weniger. Doch dann passiert das, was wir in der IT so „lieben“:

• Jemand steht in der Tür.
• Dein Telefon klingelt.
• Und es kommt: „Kannst du mal eben…?“

Klingt harmlos, oder? Aber was passiert in diesem Moment?
Du wirst aus deiner Arbeit gerissen. Die Zeit, um wieder in deinen Flow zu kommen, beträgt locker 10 bis 20 Minuten – Zeit, die du selten hast. Denn in der Zwischenzeit klopft garantiert der nächste „Kleinkram“ an.

Und dann gibt’s noch die Klassiker:

• „Gut, dass du gerade hier bist…“ – während du dringend in den Serverraum musst.
• „Das dauert doch nur zwei Minuten!“ – bis 20 andere Leute das Gleiche sagen.

Warum passiert das immer dir?

Das liegt nicht an dir persönlich, sondern daran, wie der Anwender tickt:
Für ihn ist ein IT-Problem keine Kleinigkeit. Es ist sein großes Problem, das ihn am Arbeiten hindert. Ob du gerade an einem kritischen Server-Ausfall sitzt oder 100 andere Anfragen auf deinem Tisch liegen, spielt keine Rolle – sein Problem ist die Welt für ihn.

Und während du dich mit seinem „Mini-Problem“ beschäftigst, wächst dein eigener Berg weiter.

Was macht das mit dir?

Bist du jemand, der mit diesem Zustand glücklich ist und von allen gemocht werden will, dann verschwende deine wertvolle Zeit nicht mit diesem Artikel.

Wenn du aber wie ich deinen Job liebst und dich gern auf spannende Herausforderungen fokussierst, wird dich dieser Zustand über kurz oder lang auslaugen.
Vielleicht wechselst du den Arbeitgeber. Aber die Frage ist: Wird es woanders besser?

Die Antwort ist einfach: „Nein“.

Was kannst du tun?

Lerne, „Nein“ zu sagen!

Das klingt im ersten Moment schwierig, ich weiß. Doch „Nein“ zu sagen bedeutet nicht, unhöflich zu sein oder deine Arbeit nicht ernst zu nehmen. Es ist vielmehr ein Zeichen von Professionalität und Selbstrespekt, weil du dich auf das konzentrierst, was wirklich wichtig ist.

Hier sind einige konkrete Ansätze, wie du das in deinem Alltag umsetzen kannst:

1. Prioritäten setzen:
   • Prüfe jede Anfrage, bevor du antwortest: Ist das wirklich dringend?Wenn die Aufgabe keinen unmittelbaren Einfluss auf den Betrieb hat, dann verschiebe sie oder bitte den Anfragenden, eine andere Zeit zu wählen.
   
   Beispiel:
   „Ich kann das Problem angehen, aber erst später am Nachmittag, da ich gerade ein kritisches Thema bearbeite.“
   
2. Unterstütze die Eigenverantwortung der Kollegen:
   • Wenn jemand mit einer einfachen Anfrage zu dir kommt, leite ihn an vorhandene Ressourcen weiter, statt die Lösung selbst zu liefern.Oft hilft es, Fragen zu stellen: Hast du schon die Anleitung im Intranet ausprobiert? oder Kannst du es mit X oder Y versuchen?
   
   Beispiel:
   „Das klingt nach einem Problem, das du selbst lösen könntest. Versuch doch mal, XYZ zu machen, und melde dich, falls es nicht klappt.“
   
3. Blockiere dir Fokuszeiten in deinem Kalender:
   • Trage feste Zeiträume für konzentriertes Arbeiten in deinen Kalender ein. Kommuniziere klar, dass du in dieser Zeit nicht verfügbar bist.Nutze Statusmeldungen wie „Bitte nicht stören“ in deinem Chat-Tool oder Büro.
   
   Beispiel:
   „Ich bin bis 14 Uhr nicht erreichbar, da ich ein wichtiges Thema bearbeite. Komm danach nochmal vorbei oder schick mir eine Mail.“
   
4. Überstunden reflektieren:
   • Wenn du häufig Überstunden machst, um konzentriert zu arbeiten, frage dich: Warum kann ich diese Arbeit nicht während meiner regulären Stunden erledigen? Besprich mit deinem Vorgesetzten, wie die Aufgaben besser verteilt oder priorisiert werden können.
   
   Beispiel:
   „Ich brauche einen ungestörten Zeitraum während der Arbeitszeit, um die Aufgaben rechtzeitig abzuschließen. Können wir das organisieren?“
   
5. Selbstfürsorge einplanen:
   • Plane bewusst Pausen ein und halte dich daran. Auch ein kurzer Spaziergang oder eine Mahlzeit ohne Ablenkungen hilft, den Kopf frei zu bekommen.Überlege, wie du deinen Feierabend verbringst: Macht mich diese zusätzliche Stunde Arbeit wirklich produktiver – oder einfach nur erschöpfter?
   
   Beispiel:
   „Ich gehe jetzt, da ich morgen wieder frisch starten möchte. Diese Aufgabe kann bis morgen warten.“

Frag dich selbst:

• Warst du heute schon beim Sport oder hast dir eine Pause gegönnt?
• Hast du etwas getan, das dir Freude bereitet oder dir Energie gibt?
• Gehst du pünktlich nach Hause, weil die Arbeit auch morgen noch auf dich wartet?
• Hast du ausreichend gegessen und getrunken – oder deinen eigenen Bedürfnissen zu wenig Beachtung geschenkt?
• Bleibst du in Meetings, obwohl deine Anwesenheit dort längst nicht mehr notwendig ist?

Es fällt so leicht, „Nein“ zu sich selbst zu sagen – sei es zu Pausen, zum Feierabend oder zur eigenen Gesundheit. Aber warum drehen wir das nicht einfach mal um?

Ein „Ja“ zu dir selbst

Fang an, dir selbst den Vorrang zu geben: Sag „Ja“ zu deiner Zeit, deiner Energie und deinem Wohlbefinden. Denn nur so kannst du langfristig nicht nur für dich, sondern auch für dein Team und deine Arbeit das Beste geben.

Fazit:

Lerne, Grenzen zu setzen. Nicht jedes Problem muss sofort gelöst werden. Nicht jede Kleinigkeit ist dein Job. Und vor allem: Nimm dir die Zeit, die du für dich selbst brauchst. Denn wenn du dich selbst vergisst, wird niemand anderes es für dich tun.